Modernisering av overordnet HMS-håndbok ved Bergen Brannvesen

Abstract

Tema for rapporten har vært HMS-systemer som styringsverktøy for å oppfylle krav iht. lover og forskrifter i arbeidslivet, og hvordan sikre at HMS-arbeidet drives på en systematisk og effektiv måte for å oppnå kontinuerlig forbedring innen helse, miljø og sikkerhet.

Prosjektet kom i gang på bakgrunn av igangsatte organisasjons- og utviklingsprosjekter som gjennomføres ved Bergen Brannvesen [6]. Hensikten med rapporten var å modernisere den overordnede HMS-håndbok ved Bergen Brannvesen, og vurdere forbedringsmuligheter i HMS-systemets oppbygging og etablerte retningslinjer for HMS-arbeidet. Tilpasning av HMS-håndboken og HMS-systemet mot et intranettbasert system var en del av prosjektets problemstilling.

Dokumentgjennomgang og gruppeintervju ble valgt som metode, og dannet grunnlaget for å modernisere og tilpasse den overordnede HMS-håndbok mot et intranettbasert system.

Resultatene fra prosjektet viser at Bergen Brannvesen har et etablert HMS-system som benyttes i den daglige driften. Ledelsen viser stor vilje til å vektlegge sikkerheten for de ansatte, og legger ned store resurser i utøvelse av HMS-arbeidet. Prosjektet fant likevel klare utfordringer for å forbedre og utvikle det systematiske HMS-arbeidet i etaten. • Styrende dokumenter innen HMS er preget av mye dobbeltføringer av informasjon. • HMS-håndbøkene er ikke oppdatert, og dette fører til redusert bruk av dokumentene. • Rutiner for ledelsens systematiske overvåking og oppfølging av HMS-systemet er ikke klart definert, herav handlingsplan, revisjon og gjennomgang av HMS-systemet.

Kartlagte utfordringer er blitt tilpasset i den moderniserte HMS-håndboken, med blant annet tilrettelegging av et oversiktlig og helhetlig styringssystem for styrende dokumenter i etaten. Ved direkte linking mellom manualene vil en kunne forebygge dobbeltføring av informasjon, og bidra til lettere oppdatering av aktuelle dokumenter.

Styringssystemet er delt inn i: • Administrative manualer som definerer felles retningslinjer for hele etaten. • Operative manualer som gir retningslinjer spesifikt for den enkelte avdeling. • Manualene er videre tilpasset med underliggende prosedyrer og skjemaer.

HMS-systemet kommer frem som egen administrativ manual i styringssystemet, og er et likestilt styringssystem med de øvrige temaer som er tilrettelagt med administrative manualer. De viktigste endringene i HMS-håndbokens innhold er foretatt ift. HMS-systemets struktur, registrering av uønskede hendelser, samt tilrettelegging av klare rutiner for ledelsens oppfølging og overvåking av HMS-systemet.

Den nye HMS-håndboken er lagt ved som et eget vedlegg til denne rapporten, og må tilpasses til intranettportalen av Bergen Brannvesen i ettertid av hovedprosjektet. For å oppnå et helhetlig styringssystem på intranett, vil tilrettelegging av de øvrige styrende dokumenter på intranett være en forutsetning.

Prosjektets problemstillinger anses som løst. Det anbefales overgang til intranettbasert system for å oppnå et mer effektivt og oversiktelig arbeid innen HMS, og for å sikre at HMS-lovgivningen systematisk blir ivaretatt og overholdt.